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Une mention oubliée peut fragiliser une décision
En gouvernance, le procès-verbal n’est pas un compte rendu de confort : c’est l’acte qui établit la régularité d’une décision. Un quorum mal consigné, un résultat de vote imprécis ou une résolution mal retranscrite peuvent ouvrir la porte à une contestation. La rigueur de la rédaction protège directement la décision prise.
Les mentions obligatoires du PV d’assemblée générale
Le PV d’assemblée générale est l’acte qui consigne les décisions et le résultat des votes d’une assemblée d’associés ou d’actionnaires. Pour une société anonyme, l’article R225-106 du Code de commerce impose plusieurs mentions : la date et le lieu, le mode de convocation, l’ordre du jour, la composition du bureau, le nombre d’actions participant au vote et le quorum atteint, les documents soumis, un résumé des débats, le texte des résolutions et le résultat des votes. Le document est signé par les membres du bureau.
Une valeur de preuve qui dépend du registre et de la forme sociale
Le procès-verbal d’assemblée générale sert d’élément de preuve et se conserve dans un registre spécial tenu au siège de la société. Le formalisme dépend de la forme sociale : les règles de l’article R225-106 visent les sociétés anonymes, alors qu’une société par actions simplifiée n’est pas tenue de tenir un registre, sauf si ses statuts le prévoient. Pour le procès-verbal de conseil d’administration, qui obéit à des mentions et à un registre propres, voir notre article dédié à la rédaction du PV de conseil d’administration. Dans tous les cas, vérifier la forme et les statuts est un préalable.
Clarté des décisions et confidentialité en gouvernance
Les conseils et assemblées portent sur des décisions stratégiques et des informations sensibles : comptes, opérations, rémunérations, projets. Le procès-verbal doit refléter fidèlement les décisions sans exposer ce qui doit rester confidentiel. La maîtrise de la rédaction et du circuit du document protège à la fois la clarté des décisions et la confidentialité, comme pour l’ensemble des comptes rendus de vos instances d’entreprise.
Questions fréquentes
Quel délai pour établir le PV d’assemblée générale ?
Aucun délai légal n’est fixé. Il est conseillé de rédiger le PV dans un délai raisonnable et de le signer en fin de séance, lorsque les participants sont présents, pour éviter les contestations.
Qui signe le PV d’assemblée générale ?
Dans une société anonyme, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de l’assemblée.
Une société par actions simplifiée doit-elle tenir un registre ?
Aucun texte ne l’impose pour une société par actions simplifiée pluripersonnelle, sauf si les statuts le prévoient. La tenue d’un registre reste recommandée pour la valeur probante.
Vos conseils et assemblées engagent des décisions sensibles et exigent un PV fidèle ?
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