Lorsque la rédaction des procès-verbaux (PV) devient trop chronophage pour un CSE, il devient nécessaire d’adapter l’organisation. C’est exactement le défi auquel faisait face l’UES Volkswagen Financial Services : des réunions, des débats soutenus et des PV qui demandaient jusqu’à 6 heures de préparation après chaque séance.
En quête d’un fonctionnement plus fluide, le CSE a choisi d’externaliser la rédaction. Découvrez comment sous-traiter la rédaction de PV a permis au CSE de diviser par 10 son temps de travail et de gagner en sérénité dans sa gestion.
Au sein de l’UES Volkswagen Financial Services, le Secrétaire du CSE assurait seul l’intégralité de la rédaction. Il atteignait ses limites structurelles, ce qui générait des frictions nuisibles à la qualité du dialogue social. Plusieurs raisons à cela :
La nécessité d’externaliser la rédaction s’est imposée d’elle-même pour gagner en efficacité et sécuriser la qualité des PV. Elle permettait aussi de libérer le secrétaire de cette tâche particulièrement chronophage.
À la recherche du partenaire idéal, le CSE a conduit une analyse approfondie, débutant par l’examen des différentes offres du marché.
Il a notamment recueilli les recommandations d’autres CSE, en particulier via le syndicat majoritaire du secteur bancaire en France. Plusieurs prestataires ont ensuite été sollicités afin d’établir un comparatif. Une analyse croisée des offres, des retours clients et des tarifs a permis de sélectionner les solutions les plus pertinentes.
Très vite, Ubiqus s’est démarqué. Le vote final de la commission Finance a confirmé ce choix pour 3 raisons :
Autre atout décisif : la flexibilité des niveaux de comptes rendus. Le CSE peut choisir un PV synthétique ou plus détaillé en fonction de l’enjeu de chaque séance.
Une souplesse particulièrement utile pour une instance où la nature des débats varie fortement d’une réunion à l’autre.
Dès les premières prestations, l’amélioration est évidente. Le rédacteur s’imprègne rapidement des dossiers, des intervenants et de la culture interne de l’entreprise. Résultat : des PV homogènes, parfaitement alignés avec les attentes des élus.
La prise en main est immédiate et la collaboration devient rapidement fluide : un chargé de compte réactif et un fonctionnement qui s’intègre naturellement dans l’organisation du CSE.
Et surtout, un vrai changement : le temps de travail du secrétaire passe de plusieurs heures à seulement 20 minutes de relecture. La charge s’allège, la préparation est simplifiée et les élus peuvent se concentrer sur l’essentiel.
Si le coût peut, à première vue, paraître élevé, Benoît Amancy insiste sur le fait qu’il s’agit d’un investissement aux retombées immédiates : moins de stress, plus de clarté et une efficacité décuplée.
L’externalisation n’a pas seulement simplifié la vie du secrétaire ; elle a professionnalisé l’ensemble du fonctionnement du CSE.
Voici les principaux enseignements tirés de cette collaboration, qui montrent l’impact de l’accompagnement d’Ubiqus et l’efficacité d’une externalisation bien menée :
Gains mesurables :
Bénéfices opérationnels :
« Je suis passé de 4 à 6 heures de travail avant Ubiqus, à seulement 20 minutes pour relire les PV.
Le chargé de compte et le rédacteur font toute la différence : ils connaissent nos dossiers et nos enjeux. C’est un investissement qui vaut largement son coût. »Benoît Amancy, secrétaire du CSE, UES Volkswagen Financial Services
Pourquoi continuer à perdre des heures sur la rédaction des PV de CSE alors qu’une solution existe ? Libérez du temps pour ce qui compte vraiment, gagnez en précision et sécurisez la qualité de vos documents.
Avec Ubiqus, vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure et d’un interlocuteur dédié pour transformer durablement la gestion de vos réunions.
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