Ubiqus Team
Lorsque la rédaction des procès-verbaux (PV) devient trop chronophage pour un CSE, il devient nécessaire d’adapter l’organisation. C’est exactement le défi auquel faisait face l’UES Volkswagen Financial Services : des réunions, des débats soutenus et des PV qui demandaient jusqu’à 6 heures de préparation après chaque séance.
En quête d’un fonctionnement plus fluide, le CSE a choisi d’externaliser la rédaction. Découvrez comment sous-traiter la rédaction de PV a permis au CSE de diviser par 10 son temps de travail et de gagner en sérénité dans sa gestion.
Quels défis ralentissaient le CSE dans son organisation ?
Au sein de l’UES Volkswagen Financial Services, le Secrétaire du CSE assurait seul l’intégralité de la rédaction. Il atteignait ses limites structurelles, ce qui générait des frictions nuisibles à la qualité du dialogue social. Plusieurs raisons à cela :
- Le conflit de rôle : animer les débats ou rédiger le PV ? Comme dans beaucoup d’instances, il devait à la fois animer les débats, suivre chaque intervention, gérer les échanges et produire ensuite un PV complet et exploitable. Un cumul de missions devenu difficile à tenir : manque de temps, charge mentale, absence de ressources internes spécialisées, etc.
- Un temps de rédaction rédhibitoire : La rédaction d’un seul Procès-Verbal (PV) nécessitait 4 à 6 heures de traitement post-réunion, en plus du pilotage de la séance. Ce travail administratif empiétait massivement sur les heures de délégation, au détriment des missions de terrain et de la préparation stratégique des dossiers.
- Des risques de délais et de non-conformité : L’absence de ressource dédiée uniquement à la rédaction ralentissait la mise à disposition des documents, retardant leur approbation en séance plénière et la diffusion d’informations essentielles aux salariés.
La nécessité d’externaliser la rédaction s’est imposée d’elle-même pour gagner en efficacité et sécuriser la qualité des PV. Elle permettait aussi de libérer le secrétaire de cette tâche particulièrement chronophage.
Pourquoi avoir choisi Ubiqus parmi tous les prestataires ?
À la recherche du partenaire idéal, le CSE a conduit une analyse approfondie, débutant par l’examen des différentes offres du marché.
Il a notamment recueilli les recommandations d’autres CSE, en particulier via le syndicat majoritaire du secteur bancaire en France. Plusieurs prestataires ont ensuite été sollicités afin d’établir un comparatif. Une analyse croisée des offres, des retours clients et des tarifs a permis de sélectionner les solutions les plus pertinentes.
Très vite, Ubiqus s’est démarqué. Le vote final de la commission Finance a confirmé ce choix pour 3 raisons :
- Un rapport qualité-prix compétitif : l’assurance de prestations performantes tout en maîtrisant les coûts pour le CSE ;
- Une réputation reconnue, appuyée par les retours d’autres CSE. Fort de plus de 35 ans d’expérience sur le marché français, Ubiqus est un partenaire plébiscité pour la qualité et la fiabilité de ses prestations ;
- Une approche résolument humaine : un chargé de compte dédié, pas de plateforme impersonnelle et un rédacteur attitré.
Autre atout décisif : la flexibilité des niveaux de comptes rendus. Le CSE peut choisir un PV synthétique ou plus détaillé en fonction de l’enjeu de chaque séance.
Une souplesse particulièrement utile pour une instance où la nature des débats varie fortement d’une réunion à l’autre.
Comment Ubiqus a transformé la gestion des PV au quotidien ?
Dès les premières prestations, l’amélioration est évidente. Le rédacteur s’imprègne rapidement des dossiers, des intervenants et de la culture interne de l’entreprise. Résultat : des PV homogènes, parfaitement alignés avec les attentes des élus.
La prise en main est immédiate et la collaboration devient rapidement fluide : un chargé de compte réactif et un fonctionnement qui s’intègre naturellement dans l’organisation du CSE.
Et surtout, un vrai changement : le temps de travail du secrétaire passe de plusieurs heures à seulement 20 minutes de relecture. La charge s’allège, la préparation est simplifiée et les élus peuvent se concentrer sur l’essentiel.
Si le coût peut, à première vue, paraître élevé, Benoît Amancy insiste sur le fait qu’il s’agit d’un investissement aux retombées immédiates : moins de stress, plus de clarté et une efficacité décuplée.
Quels résultats et bénéfices pour le CSE ?
L’externalisation n’a pas seulement simplifié la vie du secrétaire ; elle a professionnalisé l’ensemble du fonctionnement du CSE.
Voici les principaux enseignements tirés de cette collaboration, qui montrent l’impact de l’accompagnement d’Ubiqus et l’efficacité d’une externalisation bien menée :
Gains mesurables :
- Productivité multipliée par dix : Le temps consacré au PV par le Secrétaire est passé de 6 heures à seulement 20 minutes de relecture.
- Retour sur Investissement (ROI) immédiat : Le coût de la prestation est compensé par la réallocation du temps des élus vers des missions à haute valeur ajoutée pour les salariés.
Bénéfices opérationnels :
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- Sérénité et focus : Les élus se consacrent désormais à 100 % à l’animation des débats et à la défense des intérêts des salariés, libérés de la contrainte de la prise de notes.
- Fiabilité et crédibilité : Les PV produits sont neutres, structurés et fidèles, renforçant la légitimité de l’instance auprès de la Direction et des collaborateurs.
« Je suis passé de 4 à 6 heures de travail avant Ubiqus, à seulement 20 minutes pour relire les PV.
Le chargé de compte et le rédacteur font toute la différence : ils connaissent nos dossiers et nos enjeux. C’est un investissement qui vaut largement son coût. »Benoît Amancy, secrétaire du CSE, UES Volkswagen Financial Services
Et si vous simplifiez, vous aussi, vos PV de CSE ?
Pourquoi continuer à perdre des heures sur la rédaction des PV de CSE alors qu’une solution existe ? Libérez du temps pour ce qui compte vraiment, gagnez en précision et sécurisez la qualité de vos documents.
Avec Ubiqus, vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure et d’un interlocuteur dédié pour transformer durablement la gestion de vos réunions.
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