Ubiqus Team
Lorsqu'on nous demande "Quel est votre métier ?" et que nous répondons "Je travaille chez Ubiqus, leader des services de rédaction de comptes rendus et de synthèses de réunions", nos interlocuteurs restent souvent perplexes. Mais nous tenons à préciser que l'activité principale de notre entreprise est plus complexe qu'il n'y paraît à première vue !
Beaucoup de nos clients ne savent pas vraiment ce qu'est la rédaction de comptes rendus et de synthèses de réunions jusqu'à ce qu'ils en aient réellement besoin dans leur travail. Ce qui est intéressant, c'est que le travail du rédacteur n'est que la partie émergée de l'iceberg, puisqu'il s'agit de fournir à nos clients un document complet et prêt à l'emploi à l'issue de leurs réunions.
Voici les principales étapes d'un travail de rédaction :
Comprendre le besoin du client
Le premier contact, réalisé par un chargé de clientèle dédié, permet de comprendre les enjeux de la réunion : le type de réunion, le contexte et les objectifs de communication du client. Outre l’obtention des informations pratiques (date, heure, lieu), cette étape est essentielle pour déterminer le document le plus adapté au besoin du client : le bon choix parmi nos niveaux de retraitement (transcription, compte rendu, synthèse) est crucial pour garantir la satisfaction finale de celui-ci.
Une mission, un rédacteur
Une fois la mission confirmée, le service du planning entre alors en action pour choisir le rédacteur disposant de l'expertise la plus appropriée pour la couvrir. Les planificateurs doivent également trouver un juste équilibre entre leur participation aux réunions et leur travail de rédaction. Gardiens de leur emploi du temps, ils élaborent méticuleusement, semaine après semaine, un planning personnalisé.
"Mon rôle est de gérer une équipe de rédacteurs et d'organiser leur planning de mission (sur place ou à distance) et leur temps de rédaction, en fonction de différents critères : localisation géographique, horaires des missions, respect des équipes de rédacteurs rattachées à chaque client, types de documents à rédiger, délais de livraison...", explique l'un de nos responsables du département Planning.
"L'intervention du service planning est une garantie de qualité et de continuité du service. Nous faisons le lien entre les chargés de clientèle qui relaient les besoins du client, les rédacteurs et les autres acteurs de la production".
En réunion : organisation des priorités
Le jour J est arrivé : le rédacteur assiste, sur site ou en visioconférence, à la réunion : enregistrement audio, identification des participants et surtout... prise de notes ! La concentration est le fil rouge du rédacteur lors des réunions.
Lors de la réalisation d’une synthèse, il commence son travail d’analyse des propos tenus au cours des débats. Si le document n’est pas élaboré en temps réel, le rédacteur reprend ses notes dans les meilleurs délais à l’issue de la réunion et engage la rédaction finale au plus près des échanges, afin d’en préserver la justesse.
Un regard aiguisé
Le directeur de la production décrit les responsabilités du département « Formation et relecture » : « Notre équipe est chargée de recruter de nouveaux rédacteurs chez Ubiqus et de leur dispenser une formation complète. Par la suite, nous relisons méticuleusement leurs documents afin de s’assurer qu’ils répondent aux normes de qualité définies par Ubiqus et accompagnons leur montée en compétence jusqu’à ce qu’ils deviennent des rédacteurs confirmés.»
A la compétence de nos rédacteurs, tous soigneusement sélectionnés, s’ajoute celle de notre équipe de relecture qui, forte de son expérience rédactionnelle, révise attentivement les documents et traque les éventuelles erreurs ou imprécisions. Cette étape fait partie intégrante de la promesse de qualité faite au client.
Une livraison en bonne et due forme
Au-delà du contenu, le service veille à ce que les règles de mise en page soient respectées, qu’il s’agisse d’une norme Ubiqus ou d’un format spécifique au client. Sa responsabilité finale consiste à livrer un document pleinement conforme, prêt à être transmis au client.
La prise en charge, jusqu'à la fin de la mission
Nos équipes assurent un suivi attentif après la livraison. Si un client souhaite préciser un point ou demander un ajustement, le service Qualité prend immédiatement en charge la demande et organise un échange direct si nécessaire. Les éléments transmis sont ensuite formalisés et intégrés dans nos référentiels internes : les consignes spécifiques viennent enrichir le cadre rédactionnel du client, tandis que les acronymes et éléments de terminologie sont consignés dans un glossaire. Ce dispositif garantit une continuité, une cohérence et une amélioration continue d’une mission à l’autre.
"Notre rôle est de répondre aux questions des clients concernant nos services de rédaction. De l'analyse des commentaires des clients à la mise en œuvre des solutions, nous vérifions l'adéquation du service au cahier des charges, évaluons les documents en réécoutant les enregistrements, et les réécrivons si nécessaire. Dans le cadre de missions complexes, nous conseillons également les équipes commerciales dans l'analyse des besoins du client", explique le responsable du département Qualité.
Avez-vous déjà pensé à tout le travail que représente la rédaction d'un document ? Même si les étapes sont nombreuses, elles peuvent être réalisées en quelques heures ou en quelques jours, dans les délais définis par le client C'est ce processus, façonné par des décennies d'expérience, qui garantit la qualité des services d'Ubiqus.
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