Depuis 2020, la Mairie de Martigues confie à Ubiqus la rédaction des procès-verbaux de ses huit conseils municipaux annuels. Un rédacteur Ubiqus assiste à chaque séance pour identifier les intervenants en direct. Le procès-verbal est livré entre cinq et sept jours après le conseil.
Martigues est une commune des Bouches-du-Rhône d'environ 49 000 habitants. Son conseil municipal se réunit huit fois par an pour délibérer sur le budget, l'urbanisme, les politiques sociales et culturelles. Les procès-verbaux sont publiés sur le site officiel de la Ville, dans une logique de transparence vis-à-vis des administrés et des élus d'opposition.
Un conseil municipal rassemble une vingtaine d'interventions par séance, parfois plus. Le maire ouvre, un adjoint présente la délibération, un élu d'opposition demande la parole, un autre l'interrompt, un agent de direction apporte une précision technique. Tout cela s'enchaîne, se croise, se chevauche.
Avant 2020, ce travail était mené en interne. Un agent réécoutait l'enregistrement, tentait de reconnaître chaque voix à partir du seul son, vérifiait les noms et les fonctions, restituait les délibérations dans l'ordre. Plusieurs jours de travail à chaque conseil.
Deux conséquences pesaient sur la collectivité :
Pour une commune qui publie ses délibérations en ligne, ces deux points ne sont pas négociables.
Depuis 2020, Ubiqus envoie un rédacteur en séance à chaque conseil municipal de Martigues. Ce choix change la nature du livrable.
Ce qui se passe pendant la séance :
À l'issue du conseil, il quitte la salle avec une vision complète de ce qui s'est dit, qui l'a dit, et dans quel ordre. Le travail de reconstitution qui pesait sur les équipes municipales disparaît.
Le procès-verbal est ensuite rédigé et livré entre cinq et sept jours après la séance. Ce délai permet à la Mairie de publier régulièrement les PV sur son site et de respecter le rythme attendu par les conseillers municipaux.
En amont, les experts Ubiqus accompagnent la collectivité sur deux choix structurants : le format du document, transcription intégrale ou compte rendu synthétique, et les modalités d'intervention, présentiel ou distance. Pour Martigues, le format retenu est la transcription intégrale avec présence sur site, cohérent avec l'usage de publication intégrale des séances.
Le procès-verbal du conseil municipal est désormais disponible cinq à sept jours après la séance, prêt à être mis en ligne sur le site de la Ville. Les administrés et les conseillers municipaux accèdent à un document dont l'identification des intervenants ne fait pas débat.
L'impact se mesure aussi à l'interne. Les agents qui consacraient plusieurs jours à la rédaction et à la vérification du PV se concentrent désormais sur le suivi des délibérations et la mise en œuvre des décisions, là où leur expertise municipale est attendue.
Cinq années de collaboration depuis 2020 témoignent d'un dispositif qui s'inscrit dans la durée. Pour une collectivité dont les séances traitent de sujets sensibles, urbanisme, finances locales, politiques sociales, la stabilité du prestataire et la connaissance acquise des codes de l'institution sont des conditions de qualité documentaire dans le temps.
Votre collectivité organise des conseils municipaux dont les procès-verbaux doivent être fiables et publiables rapidement ? Découvrez comment Ubiqus accompagne les communes avec un rédacteur présent en séance.
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