La Fédération Agirc-Arrco confie à Ubiqus la rédaction des synthèses brèves de ses instances paritaires : CPPNI, CPNEF et comité de pilotage GPEC. Deux réunions par mois, livraison en quatre jours ouvrés. Les rédacteurs interviennent en présentiel et maîtrisent le vocabulaire technique des partenaires sociaux et de la protection sociale complémentaire.
La Fédération Agirc-Arrco est l'organisme paritaire qui pilote le régime de retraite complémentaire obligatoire des salariés du secteur privé. Elle est au service de 28 millions de salariés, 14 millions de retraités et 1,8 million d'entreprises. Pilotée par les partenaires sociaux, la Fédération anime de nombreuses instances paritaires et techniques qui structurent la vie du régime.
Une réunion de CPPNI, de CPNEF ou de comité de pilotage GPEC n'est pas une réunion ordinaire. Plusieurs organisations syndicales et patronales y siègent. Le vocabulaire est dense : accords de branche, indicateurs de pilotage, dispositifs de formation, négociations salariales, projections d'emploi.
Chaque mot compte. Une formulation imprécise dans une synthèse d'instance paritaire peut être interprétée différemment par les organisations représentées, et peser sur les échanges suivants.
Avant l'externalisation, ces synthèses étaient rédigées en interne par les collaborateurs en charge des dossiers. Deux conséquences pesaient sur l'organisation :
Pour une fédération qui anime un calendrier paritaire dense, ces deux points devenaient un frein opérationnel.
Ubiqus rédige les synthèses brèves des instances paritaires de la Fédération Agirc-Arrco. Le dispositif repose sur trois éléments :
Le délai de livraison est calé à quatre jours ouvrés. Ce rythme correspond à l'agenda paritaire de la Fédération : deux instances par mois en moyenne, avec des échéances qui s'enchaînent.
Le pilotage de la relation passe par un chargé d'affaires référent sur le compte. Le coordinateur côté Agirc-Arrco dispose d'un interlocuteur unique pour la planification, les demandes urgentes et les ajustements de format.
Les synthèses brèves des instances paritaires sont livrées en quatre jours ouvrés, dans un format directement exploitable par le coordinateur du compte. Le rédacteur Ubiqus restitue les positions des organisations représentées avec la précision attendue, sans approximation sur le vocabulaire technique de branche.
L'externalisation a libéré les collaborateurs de la Fédération d'une tâche chronophage. Le temps consacré au suivi opérationnel des dossiers paritaires n'est plus amputé par la rédaction des synthèses, sur des collaborateurs dont l'expertise relève d'abord du pilotage du régime.
La continuité de la relation depuis plusieurs années, avec des rédacteurs qui connaissent les instances et un chargé d'affaires identifié, constitue le socle du dispositif. Sur des sujets paritaires où la précision documentaire et la prévisibilité des livraisons sont des conditions de qualité du dialogue paritaire, cette stabilité fait la différence.
« La qualité des documents est bonne et conforme à mes attentes. Les remarques sont toujours prises en compte et cela améliore la transcription. La réactivité est optimale : mes demandes urgentes avec un délai court sont prises en compte et traitées dans les délais. J'ai d'excellentes relations avec mon chargé d'affaires, il est toujours disponible, réactif, prévoyant en cas d'absence imprévue et force de propositions. »
— Olivier Kossowski, Coordinateur D&I, Fédération Agirc-Arrco
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